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關於美最時集團的監察辦公室

什麼是監察辦公室（ Ombuds Office）？

為打擊違反法律法規和公司內部規章制度的行為，美最時集團委託了一名外部律師擔任監察員。如有意提供有關美最時集團嚴重違規行為的機密信息，可通過監察員進行舉報。

誰可以與監察員聯繫？

原則上，任何能夠提供違法行為信息的個人都可以聯繫監察辦公室。這包括員工、客戶或其他第三方。監察辦公室接受所有指定範疇內所有涉嫌違法行為的舉報。

舉報涉及哪些範疇？

可舉報的不當行為主要包括：

監察辦公室不受理與日常運營業務相關的投訴。通過監察辦公室舉報的信息，若有涉及指定範疇之外的事項，將在徵得舉報人同意後轉交給相關聯繫人，或告知舉報人相關聯繫人信息。

如何提交舉報？

應優先向指定的監察辦公室提供舉報信息：

監察辦公室 / 監察員：律師Kathrin J. Niewiarra博士
地址：Philippistrasse 11, D-14059 Berlin
電話：+49 (0) 30 / 4036750-14
郵箱：MELCHERS@compliance-aid.com

投訴可使用德語和英語提交。

在線平台（支持多語言）：https://melchers.hintbox.de

如何保護舉報人的匿名性？

監察員作為律師，必須履行保密義務。聯繫方式以及所有信息和報告都將嚴格保密。作為監察員的客戶，美最時與其簽訂了單獨的數據保護協議以確保保密性。

只有在舉報人明確同意的情況下，才會向美最時披露舉報人身份。如果舉報人提供的信息導致執法機構介入調查，律師的保密義務也將保證舉報人的匿名性。

如何處理舉報信息？

監察員在收到舉報後，將進行審查並做初步法律評估。如果舉報人同意，舉報信息將被轉發給美最時的相關負責部門，以便對事實進行進一步審查。所有信息都將絕對保密處理。如果舉報屬實，將採取進一步措施；如果信息被證明毫無根據，則將終止調查。此外，所有個人數據將根據數據保護規定予以刪除。

舉報是否會給舉報人帶來負面後果？

如果舉報是基於舉報人所知和所信的情況作出，舉報人在公司內不會受到任何不利影響。但是，如果舉報人故意提供虛假或惡意報告，或其自身違反了適用的行為規則，美最時保留採取法律行動的權利。

如果舉報內容事後被證明是虛假的會怎樣？

重要的是，舉報人在舉報時相信或認定報告內容屬實，並且沒有濫用權力的意圖。如果在事實澄清後發現報告毫無根據，舉報人不必擔心任何負面後果。

如果舉報人本人牽涉不當行為會怎樣？

即便如此，我們仍鼓勵舉報人報告相關情況。在調查事實和實施任何處罰時，將在法律允許的範圍內酌情考慮這一點。

舉報人使用監察辦公室會產生任何費用嗎？

舉報人無需支付任何費用。

舉報是否會與監察員建立客戶關係？

不存在客戶與律師關係。監察員始終是美最時的授權代表。但是，監察員與作為其客戶的美最時之間的法律關係，會起到對舉報人有利的「保護作用」。這意味着監察員可以就個案的實際問題向舉報人提供非正式的建議，但不能作為舉報人的律師代表其法律利益。